ويقوم بمهامها احد أعضاء الهيئة التدريسية من حملة الشهادات العليا أو حاصل على شهادة البكالوريوس في اختصاص إدارة عامة أو إدارة الأعمال وله خبرة لا تقل عن (3) سنوات.
المهام والواجبات
1- الإشراف على اداء العمل لمنتسبي الشعبة ومتابعة نشاطاتهم وتوزيع المهام حسب الوحدات بما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه .
2- صياغة الخطط والبرامج لعمل الشعبة ومتابعة تنفيذها .
3- الاطلاع على البريد الوارد للشعبة واحالتة الى الوحدة المختصة .
4- الاجابة على استفسارات المعهد فيما يتعلق بتطبيق الانظمة والتعليمات الادارية .
5- تحديد نقاط الخلل في الاداء الاداري للمعهد وتحديد حجم الفجوة في الاداء .
6- مخاطبة الجامعة وتحديد اطر العمل المطلوبة لانجاز المعاملات الادارية .
7- تقييم اداء العاملين في الشعبة ورفعه للجهات ذات العلاقة بعد مناقشة المنتسبين حول اداءهم .
8- اعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى الجامعة التقنية الوسطى في مختلف المجالات .
9- متابعة انجاز قاعدة بيانات محدثة خاصة بالتدريسيين والفنيين والاداريين والبنى التحتية للمعهد.
10- عضوية اللجان ذات العلاقة داخل المعهد.
11- اقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في الشعبة الاداريــة.
12- تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والادارية والفنية ضمن نطاق اختصاص الشعبة .
13- التوصية بأقامة الدورات التدريبية اللازمة لمنتسبي الشعبة
وتتكون الشعبة من الوحدات الاتية:-
أولا:- وحدة الموارد البشرية
المهام والواجبات
1- اصدارالاوامر الادارية الخاصة بالمنتسبين من التدرسيين والفنيين والاداريين(النقل /التنسيب/العلاوات/الاجازات /والاجازات المرضية والاعتيادية/وتغير العناوين/ وتحرير الكتب الرسمية.
2- تهيئة وتحديث سجلات الخدمة
3- تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين وبالتنسيق مع الجامعة.
4- الاجابةعلى الكتب الواردة من الجامعة ومن دوائر الاخرى
5- متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها
6- انجاز المعاملات الخاصة بالتعين واعداد دفاتر الخدمة.
7- ادخال برنامج متكامل عن الفنيين يشمل المعلومات اللازمة لانجاز اعمال الفنيين بالصورة الصحيحة في الحاسوب (بيانات تعريفية)
8- اعداد استمارات العلاوات السنوية وتثبيت المعلومات المطلوبة عليها وارسالها الى الاقسام العلمية لغرض التقييم ومن ثم ارسالها الى السيد العميد وبعدها اصدار الامرالاداري بمنح العلاوة
9- اصدار اوامر الانقطاع عن الدوام الرسمي (التغيب بدون الراتب) ومتابعة المباشرة بعد الانقطاع
10- اصدار اوامر الاستقالة من الوظيفة بناءا “على طلب المنتسب او اعتباره مستقيلا” من الوظيفة اذا انقطع عن الدوام الرسمي لمدة عشرة ايام متتالية
11- اصدار اوامر الاجازات الاعتيادية والمرضية وصحة صدور التقارير الطبية
12- اعداد سجلات منظمة بالاجازات الطويلة والمنسبين من والى معهدنا والاجازات الدراسية والمتغيرات كافة
13- حضوراجتماعات لجنة التسيكن في الجامعة التقنية الوسطى وانجاز التسكين الخاص بالفنيين لكل عام وفي بعض الاحيان يكون الحضور شهريا
14- تهيئة المتغيرات ومتعابتها لكل فني وارسال نسخ منها الى لجنة التسكين في الجامعة.
15- اصدار اوامر الشكروالتقدير والمكافات المالية التي توصي بها السيد العميد
ثانيا:- وحدة الملاك والتقاعد
المهام والواجبات
1- عمل إحصائية لمنتسبي المعهد كافة شهريا.
2- عمل إحصائية بالمتغيرات كل ثلاثة اشهر
3- تدوين المعلومات في سجل الخطة لكافة المعهد
4- الإجابة على كتب الواردة من الجامعة
5- متابعة المنتسبين المنسبين داخل وخارج المعهد
6- متابعة سجل التسرب
7- متابعة استمارات النزاهة واستمارت بنك المعلومات سنويا
8- متابعة إصدار الهويات إلى المنسبين بالتنسيق مع الجامعة
9- اصدار الاوامر الجامعية بالاحالة على التقاعد بناءأً على طلب الموظف من غير بالغي السن القانوني أو الاسباب الصحية.
10- تمديد الخدمة الوظيفية للموظفين من غير التدريسين بعد استحصال الموافقات اللازمة لذلك .
11- تدقيق طلبات اضافة الخدمات وعرضها على اللجنة المشكلة لهذا الغرض واستحصال الموافقة الرسمية على محضرها ومن ثـم اصدار الامر الاداري اللازم لذلك وارسالها الى الجامعة
12- ارسال معاملة تقاعد منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية من خلال مخول بذلك لغرض منحه الحقوق التقاعدية .
13- تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد لرواتب الاجازات المتراكمة والمكافأة التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها ووفقاً لقانون التقاعد الموحد ومواد قانون الخدمة الجامعية الخاصة بذلك .
14- متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية بالتنسيق مع قسم الشؤون المالية في المعهد.
15- احالة طلبات المنتسبين الى هيئة الجامعة التقنية الوسطى لكافة الاوامر(طلب اجازة اعتيادية براتب او بدون راتب/نقل /تنسيب /احالى الى التقاعد استقالة…………الخ
ثالثا:- وحدة التوثيق
المهام والواجبات
1- حفظ الأوامر الإدارية الصادرة من ذاتية التدريسيين والفنيين والاداريين
2- تنظيم الاضابير الخاصة بالمنتسبين من التدريسيين والفنيين والاداريين
3- تزويد ذاتية الفنيين بالمعلومات الخاصة بالمنتسبين
4- حفظ البريد الخاص بالمنتسبين بشكل يومي
5- تنظيم السجلات التعريفية بالأضابير وفهرستها
6- فهرست الاضابير لمنتسبي المعهد
7- تزويد وحدة الملاك والتقاعد بالمعلومات الخاصة بالمنتسبيين من التدريسيين والفنيين والاداريين
8- تنظيم سجلات الصادرة
9- تنظيم سجلات الواردة
10- توزيع البريد على الاقسام والوحدات والشعب كافة في المعهد
11- توزيع البريد الى خارج المعهد
12- توزيع الوارد من الجامعة التقنية الوسطى ومن الدوائر الاخرى
13- تنظيم سجلات توزيع البريد
14- حفظ الاوامر الادارية الرسمية
15- حفظ الكتب الصادرة والملفات الدوار
16- عمل سنكر لكتب المباشرة والاستقالة والاعادة وتثبيت العمرواخر راتب واجازات بدون راتب لكل المنتسبين في المعهد وخزنها في الحاسبة
17-المسؤولية عن جهاز البصمة الالكترونية واعداد تقاريرها المطلوبة .
رابعا:- وحدة الخدمات والصيانة
المهام والواجبات
1- ادارة اعمال سائقي المركبات الخاصة بالمعهد وتوفير البانزين والزيوت لكافة السيارات المستلمة من قبل سائقي السيارات او الموظفين .
2- متابعة تصليح السيارات من قبل لجان وتوفير الادوات الاحتياطية اللازمة لها .
3- متابعة الواجبات
4- القيام بتنظيف مبنى المعهد بواسطة عمال مؤقتين ورصد المبالغ اللازمة لهم.
5- صيانة بناية المعهد.
6- صيانة اجهزة التبريد ( نصب , تصليح )
7- صيانة المبنى الداخلي صيانة الاثاث , صيانة كهربائيات ( تاسيس , نصب , انارة )
8- صيانة بيئة المعهد وتشمل صيانة الحدائق.
9- صيانة مولدة المعهد وتوفير الكاز .
10- تشكيل لجان داخلية وخارجية للقيام باعمال مختلفة من فحوصات وتصليح اضافة الى لجنة المشتريات .
11- تاسيسات صحية لكافة مرافقات المعهد ( صحيات , كسر انابيب )