وتنهض بالفعاليات المالية المختلفة حيث يقع على عاتقها تنظيم امور الصرف والتمويل والرواتب وتسوية الحسابات المختلفة واعداد ميزان المراجعة واكمال الحسابات الختامية نهاية السنة المالية ومتابعة مبالغ السلف للجان المشتريات والصيانة والنثرية ولكافة السلف الاخرى، فضلا عن الاشراف على نشاط المخزن والذي يتولى تنظيم عملية ادخال واخراج السلع والمشتريات الخاصة بالمعهد وبطاقات السيطرة على الخزين وفق برنامج عمل على الحاسوب .
مسؤول الشعبة المالية
المهام والواجبات
1. الاشراف المباشر والتوقيع على كافة مستندات الصرف.
2. الاطلاع على كافة القيود المحاسبية وتوقيع كافة مستندات القيد.
3. الاحتفاظ بكافة المستندات ومراقبتها باستخدام سجل محاسبة .
4. جرد الصندوق وتوقيع محضر الجرد.
5. توقيع جميع الصكوك والاحتفاظ بدفاتر الصكوك والاختام ونسخ من مفاتيح القاصات .
6. الاشراف المباشر على السجلات المحاسبية وتحليل السلف والامانات والايرادات والتخصيصات.
7. تأييد توفر التخصيص قبل كل عملية صرف.
8. توزيع عمل الشعبة بين المنتسبين والمتابعة المستمرة والمباشرة .
9. الاجابة على تقارير الجامعة وتقارير ديوان الرقابة المالية .
10. متابعة عمليات الشطب والاهداء.
11. الاشراف على الانظمة المستخدمة مثل نظام الرواتب ونظام المخازن.
12. توقيع كافة الكشوفات التحليلة وقوائم الرواتب وموازين المراجعة .
13. اعداد الحسابات الختامية وسجل التوحيد.
14. ترشيح المنتسبين الى دورات تدريبية وتاهيلية لتطوير امكانيتهم .
15. توقيع جميع استمارات المحاضرات الاضافية.
16. الاشراف على عملية توزيع الرواتب.
17. التأكيد على توفير التخصيص قبل عملية صرف وجرد الصندوق.
18. الأطلاع على القيود المحاسبية كافة وتوقيع مستندات القيد.
تتألف الشعبة من الوحدات التالية:-
أولا:- وحدة السجلات
وتختص بعملـية ترحيل المستندات بانواعــها (صرف – قيد ) الى السجلات ويرتبط عملها بالمحاسب . تختلف السجلات حسب طبيعتها ومنها (سجل اليومية العامة ، سجل التخصيصات ، سجل السلف ، سجل الأمانات ، سجل الايرادات ….الخ ) .
ثانيا:- وحدة الرواتب
وتختص بادارة عمل الرواتب الخاصة بالموظفين والعقود واعداد قوائم الرواتب وفقاً للقوانيين في احتساب الاستحقاق والاستقطاع ويخضع شاغل هذه الوظيفة للاشراف المباشر من قبل مدير الشعبة المالية .
ثالثا:- وحدة أمانة الصندوق
ويختص شاغلها بعمليات السحب والايداع لدى المصرف وغلق الصندوق في نهاية كل شهر واستلام المبالغ المصروفة بالخطأ او استقطاعات الموظفين وفقاً للتعليمات المالية ويكون الارتباط المباشر بمسؤول الشعبة المالية وان وجود اي خطأ في العمل يؤدي الى نقص في رواتب الموظفين او خطأ في استقطاعاتهم .
رابعا:- وحدة تصفيات الحسابات الختامية
ويختص شاغلها بتظيم كافة القيود : ينظم مستندات القيد ومستندات الصرف وتنظيم الصكوك وفقاً للنظام المحاسبي المعمول به في تلك الوحدة ووفقاً للتعليمات المالية والاوامر الادارية الصادرة ويكون الارتباط المباشر بمسؤول الشعبة المالية .. وان وجود اخطاء في العمل (تعرض) تؤدي الى ضياع حقوق بعض المنتسبين او ضياع اموال الدولة .
خامسا:- وحدة المخزن
تقع هذه الوظيفة في وحدة المخزن التابعة لمعهد الادارة / الرصافة ويختص شاغليها بتنفيذ الاعمال وفقاً للوائح والتعليمات المخزنية ويخضع شاغل الوظيفة باشراف مدير المالية .